Planning/voorbereiding

Artikelindex

Gans het initiatief kan staan of vallen met een goede planning!

Probeer een duidelijk plan op te stellen van wat wanneer moet gebeuren!

Concept

Denk eerst goed na over volgende zaken:

Welk concept wil je?

  • Ouderavond?
  • Fuif?
  • Kaarting?
  • Eetfestijn? (BBQ? Spaghetti-avond?)

Welk publiek wil je bereiken? En hoe kun je dit publiek zo concreet mogelijk aanspreken?

Zaal & datum

  • Welke zaal is geschikt voor welk initiatief?
  • Wat is het kostenplaatje van de verschillende zalen? Wat zit er waar inbegrepen (billijke vergoeding, klank & licht, wel of geen vaste brouwer….
  • Welke voorwaarden worden gesteld voor het gebruik van de zaal?
  • Is de zaal beschikbaar daags voordien om klaar te zetten? Tegen wanneer dient de opkuis gebeurt te zijn?
  • Het is ook geen slechte zaak om eens na te gaan of er op de dag van je fuif / evenement niet te veel gelijkaardige of andere grote evenementen in de buurt zijn.

Klank & licht

Boeken van een of meerdere DJ’s.

Opvragen van offertes voor het huren van een klank – en lichtinstallatie bij erkende firma’s of bij de uitleendienst van je gemeente.

Zorg dat je altijd goede afspraken maakt (uur van aankomst? Vertrek? Wie bouwt of? Breekt af? Wie bedient de toestellen? Wat bij schade? Betalingswijze...) en dat je zeker een contract hebt! Onderteken niet zomaar iets, maar zorg dat je alles gelezen hebt en dat je alles begrijpt!! Hou er ook rekening mee dat een minderjarige nooit een contract kan ondertekenen want die is volgens de wet niet handelingsbekwaam.

Vastleggen van drankleverancier / traiteur

Zorg dat je altijd een contract hebt waarin duidelijk vermeld staat wat je besteld, hoe het wordt geleverd, wie wat mee heeft… Dit kan veel problemen vermijden!


Sponsoring

Ga zorgvuldig op zoek naar sponsors in de buurt, hou hierbij rekening met je doelpubliek! Je kan hierbij een lijst opstellen met alle handelaren in de gemeente, zo heb je een volledig overzicht en kun je gemakkelijker de te bezoeken handelaren verdelen.

Zorg dat je een fiscaal attest bij de hand hebt, sommige handelaren hebben dit nodig om bij hun belastingen te steken.

Indien je een heel groot initiatief organiseert kun je een voorstellingsdossier opmaken om te bezorgen aan mogelijke sponsors. In dit dossier kun je volgende zaken opnemen:

  • De gegevens van het initiatief: naam, plaats, datum, doelgroep, verwacht aantal deelnemers. Je kan ook meegeven wat je van plan bent om met de winst te doen.
  • Wat kun je je sponsors bieden en voor welk bedrag? Vb. € 25,00 plaats op de affiche; € 50,00 plaats op de affiche en flyer; € 75,00 plaats op de affiche, flyer & inkomkaart; € 100,00 plaats op de affiche, flyer, inkomkaart & promo T-shirts.
  • Contactgegevens van de organisatoren, eventueel website van je afdeling / werking.

Promotie

Je kan gebruik maken van affiches! Hierop moet zeker vermeld worden:

  • Datum, plaats, organisator, naam vd fuif of evenement.
  • Toegangsprijs (vvk / add).
  • Naam DJ of groep of andere speciallekes vb. “Met springkasteel” op een eetfestijn.
  • Verantwoordelijke uitgever (dit is verplicht. Deze persoon moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Het adres van die persoon moet er bij vermeld worden!).
  • Eventuele sponsors.
  • Webadres.

Let op: Drukken met zwarte inkt op witte en gele affiches is verboden. Deze kleuren zijn respectievelijk voorbehouden voor de overheid en de notarissen. Je mag ook geen gebruik maken van verkeerstekens in het ontwerp van je affiche!

Als je affiches langs de openbare weg plakt moet je je goed informeren waar je affiches kan en mag plakken. Wild plakken kan streng bestraft worden! Meer info op de jeugddienst van je gemeente. Als je hele grote affiches gebruikt, kan het zijn dat je er taksen op moet betalen. Informeer je hiervoor bij je jeugddienst!

Als je aankondigingborden wil plaatsen langs invalswegen moet je toestemming vragen aan de gemeente of bij de provinciale dienst “Bruggen & wegen”.

Flyers of strooibriefjes bevatten ongeveer dezelfde informatie als de affiches. Als extra moet er hier ook vermeld worden dat de flyers niet op de openbare weg mogen gegooid worden.

Deze worden best verspreid op plaatsen waar je doelpubliek vaak vertoeft!

Vraag vooraf toestemming aan directeuren / stationschefs indien je wil flyeren aan de schoolpoort of aan het station.

Je kan ook truien of T-shirts laten maken als promotiemiddel! Deze t-shirt kan ook handig zijn om op de avond van het initiatief te zien wie er medewerkers is en wie niet! Vaak kan je deze truien of t-shirts ook (voor een deel) krijgen via sponsoring.

Je kan voor de gelegenheid een speciale website oprichten voor je initiatief waar bezoekers alle mogelijke info kunnen op terugvinden of je kan op de site van je afdeling/ werking een speciaal luikje voorzien voor het initiatief.

Je kan ook een promotiemail rondsturen! Zorg ervoor dat je naast een woordje uitleg ook een digitale flyer meestuurt! Verstuur de mail ook in BCC zodat je niet eerst 100 e-mailadressen te zien krijgt voor de eigenlijke mail! Je beschermt ook zo de privacy van de mensen waarnaar je een mailtje stuurt.

Wees vooral creatief in de manier van promotie maken! Je kan vb. bierviltjes maken, balpennen / aanstekers… laten bedrukken, SMS’jes versturen, vrijkaarten naar alle jeugd – en jongerenbewegingen van je gemeente of regio sturen, je initiatief aankondigen in de plaatselijke infokrant of pers,…

Zorg dat alles van drukwerk (affiches, flyers, drankbonnen, prijslijsten…) een beetje in dezelfde stijl zijn! Voor alle veiligheid zorg je ook voor drankbonnen die niet gekopieerd kunnen worden!


Vergunningen

Afhankelijk van welk initiatief je organiseert zul je volgende vergunningen nodig hebben:

  • Drankvergunning.
  • SABAM.
  • Billijke vergoeding.
  • Milieuvergunning (voor geluid & sluitingsuur!).
  • Vergunning eetwareninspectie.
  • Vergunning voor het plakken van affiches / plaatsen van borden.
  • Verzekering (medewerkers, materiaal, brand…).

Zorg ervoor dat je alles van papieren / contracten bij je hebt op je evenement. Zo kun je snel alles voorleggen als er vraag naar is.

Veiligheid

Het is handig om een lijst met noodtelefoonnummers (politie, brandweer, ziekenhuis van wacht, dokter van wacht…) dicht bij de hand te hebben op je initiatief.

Zorg voor een goed uitgeruste en actuele EHBO koffer.

Maak op voorhand afspraken met de mensen van de politie i.v.m. jullie initiatief. Stel ook iemand aan die als contactpersoon fungeert en die gedurende het initiatief constant bereikbaar is.

Zorg voor plastieken bekers in plaats van glazen / flesjes.

Je kan eventueel een security – team of een bewakingsdienst huren.


Deadlines

Maak vooraf een plan met welke taken tegen wanneer kunnen gebeuren! Probeer hier vooral goed vooruit te denken, want als je sponsoring vb. niet rond is kun je de affiches niet afwerken, kun je niet starten met de plakrondes… Het respecteren van de deadlines is hier onontbeerlijk!

Taakverdeling

Zorg dat er een goede en evenwichtige taakverdeling is zowel tijdens de voorbereidingen als tijdens het initiatief zelf!

  • Wie haalt wanneer materiaal op?
  • Wie gaat mee op welke plakrondes?
  • Wie schuimt sponsors af?
  • Wie doet welke shift?

Er zullen binnen je afdeling wel voldoende werkschema’s voorhanden zijn waarop je je kunt baseren!

Begroting opmaken

Het is noodzakelijk om een goed financieel plan af te spreken.

Hoeveel geld wil / kun je investeren in je initiatief? Hoeveel geld wil je er terug uit halen? Het spreekt voor zich dat een begroting van een fuif er helemaal anders zal uitzien dan die van een ouderavond vb.

Maak een schatting van hoeveel uitgaven je zult hebben. Vraag prijzen / offertes op en vergelijk ook eens prijzen!

Probeer dan eveneens een raming te maken van wat je van inkomsten kunt hebben. Weeg deze zaken voldoende tegenover elkaar af en probeer realistische keuzes te maken!!

Maak tijdens de voorbereidingen af en toe een tussentijdse stand van zaken en zorg voor een back – up plan voor moest het onverwachts toch fout lopen!

Praktisch

Zorg voor voldoende kassa’s en wisselgeld! Vaak moet dit worden gereserveerd in de bank!

Je kan een draaiboek opstellen voor je initiatief en dat aan je medewerkers bezorgen! Daarin kunnen ze lezen wat wanneer dient te gebeuren, wie er verantwoordelijk is, welk materiaal ze daarvoor nodig hebben… Dit kan heel handig zijn, zo word je als hoofdorganisator niet te pas en te onpas gestoord voor – tijdens of na het initiatief.